iBAS++ (Integrated Budget and Accounting System) বাংলাদেশের সরকারি হিসাব ও বাজেট ব্যবস্থাপনার জন্য একটি বিশেষ ডিজিটাল প্ল্যাটফর্ম। সিস্টেমে তথ্য ভুল হলে সংশোধনের একটি সুসংগঠিত প্রক্রিয়া রয়েছে, কারণ এটি সরাসরি সরকারি আর্থিক লেনদেন এবং বাজেট বাস্তবায়নের সাথে জড়িত। এখানে iBAS++-এ তথ্য সংশোধনের প্রক্রিয়াটি বিস্তারিতভাবে আলোচনা করা হলো:

১. সমস্যা চিহ্নিতকরণ (Identification of Issue):

• ভুলের ধরন নির্ধারণ করুন: ভুলটি কি তথ্যগত, সংখ্যা বা তারিখের ভুল, নাকি কোনো লেনদেনের ভুল? উদাহরণস্বরূপ:

ক) বাজেটের ভুল ডাটা এন্ট্রি।

খ) কর্মচারীর বেতন সংক্রান্ত তথ্যের ভুল       ।

     * নামের বানানের ভুল

*ডট জনিত ভুল

* জন্মতারিখ ভুল

*এনআইডির সাথে নামের মিল নাই।

* সার্টিফিকেটের সাথে নামের সমস্যা।

* বিবিধ ভুল।

গ) প্রকল্প বা খাতের লেনদেনের অসামঞ্জস্য।

• তথ্যের উৎস যাচাই করুন: সিস্টেমে যে তথ্যটি ভুল রয়েছে তার উৎস এবং প্রাসঙ্গিক নথি যাচাই করুন। যেমন:
  • ডাটা এন্ট্রির সময় অসাবধানতাজনিত ভুল।
  • নির্ভুল নথি বা দলিল সঠিকভাবে জমা না দেওয়া।
  • ভুল তথ্য প্রেরণ।

২. তথ্য সংশোধনের প্রস্তুতি (Preparation for Correction):

• প্রমাণপত্র সংগ্রহ: সংশোধনের জন্য প্রয়োজনীয় নথি বা প্রমাণপত্র সংগ্রহ করুন। যেমন:
  • কর্মচারীর এনআইডি, নিয়োগপত্র, বা ব্যাংক অ্যাকাউন্টের সঠিক বিবরণ।
  • সকল জায়গায় একই ধরনের তথ্য প্রদানের ব্যবস্থা।
  • বিভিন্ন জায়গায় বিভিন্ন ধরনের তথ্য থাকলে তা এক ধরনের ব্যবস্থা কর। যদিও এ বিষয়টি সহজ কাজ নয়। কিন্তু এ বিষয়ে iBAS++ কর্তৃপক্ষ বেশ কড়াকড়ি। তাদের মুলমন্ত্র হল তাদের কাছে যে কোন মুল্যে সঠিক তথ্য প্রদানের ব্যবস্থা করা।
  • তবে এক্ষেত্রে যথাযথ কর্তৃপক্ষ যদি ছোট খাটো বিষয়গুলো এড়িয়ে যাওয়ার নির্দেশ দেয় তাহলে iBAS++কর্তৃপক্ষ কিছুটা ছাড় দিতে পারে। এবং সেই তথ্য গুলো এমন হতে পারে যা দিয়ে কোন বেসিক তথ্যের পরিবর্তন না বুঝায়। যেমনঃ স্পেস, ডট, ইত্যাদি ইত্যাদি।
  • সংশোধিত বাজেট বা প্রকল্প সংক্রান্ত তথ্য।
• লিখিত প্রতিবেদন: ভুলটি চিহ্নিত করে এবং তার সঠিক সংস্করণ উল্লেখ করে একটি প্রতিবেদন প্রস্তুত করুন।

৩. সংশ্লিষ্ট দপ্তরের সাথে যোগাযোগ (Communication with Relevant Authority):

• ফোকাল পয়েন্টের সাথে আলোচনা: iBAS++-এ প্রতিটি সংস্থা বা বিভাগে নির্ধারিত ফোকাল পয়েন্ট বা অ্যাডমিন থাকে। তাদের সাথে যোগাযোগ করুন এবং সমস্যাটি ব্যাখ্যা করুন। এবং তার পরিপেক্ষিতে সঠিক তথ্যাদি উপস্থাপনের ব্যবস্থা করুন।
• সহায়তা ডেস্কে আবেদন: যদি ফোকাল পয়েন্ট সমাধান করতে না পারে, তবে iBAS++ সহায়তা ডেস্কে আবেদন করতে হবে।

৪. আবেদন প্রক্রিয়া (Application Process):

• লিখিত আবেদন জমা দিন: সংশোধনের জন্য একটি লিখিত আবেদন পত্রে নিম্নলিখিত তথ্য উল্লেখ করুন:
  • ভুল তথ্যের বিবরণ।
  • সঠিক তথ্য।
  • প্রয়োজনীয় নথি বা প্রমাণ।
  • আমাদের দেশের প্রেক্ষাপটে এনআইডি, শিক্ষাগত সনদ, ও ব্যাংক একাউন্টের বিবরণ এক করে তার নথি সংযুক্তকরণ।
• অনুমোদনের জন্য জমা দিন: সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ বা উর্ধ্বতন কর্মকর্তার অনুমোদন ছাড়া কোনো সংশোধনী কার্যকর হবে না।

৫. তথ্য যাচাই ও অনুমোদন (Verification and Approval):

• সংশ্লিষ্ট দপ্তর আবেদনটি পর্যালোচনা করে নিশ্চিত করবে যে প্রস্তাবিত সংশোধন সঠিক এবং নথিপত্র পর্যাপ্ত।
• অনুমোদনের জন্য উর্ধ্বতন কর্মকর্তার কাছে বিষয়টি পাঠানো হবে।

৬. iBAS++ সিস্টেমে সংশোধন কার্যক্রম (Correction in iBAS++):

• সংশোধনী প্রক্রিয়া শুরু: অনুমোদনের পর অ্যাডমিন বা প্রযুক্তিগত দল সিস্টেমে ডাটা সংশোধন করবে।
• সিস্টেম আপডেট: সংশোধনের পর নিশ্চিত করতে হবে যে সঠিক তথ্য সিস্টেমে প্রতিফলিত হয়েছে।

৭. সংশোধনের পর যাচাই (Post-Correction Verification):

• সংশোধিত তথ্য পুনরায় যাচাই করুন যাতে নিশ্চিত হওয়া যায় যে:
  • সবকিছু সঠিকভাবে আপডেট হয়েছে।
  • কোনো প্রকার অসামঞ্জস্য নেই।

৮. ফিডব্যাক এবং সমস্যার সমাধান (Feedback and Problem Resolution):

• সংশ্লিষ্ট দপ্তর বা কর্তৃপক্ষকে ফিডব্যাক প্রদান করুন।
• ভবিষ্যতে একই ধরনের সমস্যার পুনরাবৃত্তি এড়ানোর জন্য প্রশিক্ষণ বা সচেতনতা কার্যক্রম পরিচালনা করুন।

গুরুত্বপূর্ণ বিষয়:

• নিরাপত্তা: iBAS++ একটি নিরাপদ প্ল্যাটফর্ম। শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারী এবং নির্ধারিত প্রক্রিয়ার মাধ্যমেই তথ্য সংশোধন সম্ভব।
• নথিপত্র সংরক্ষণ: সংশোধনের জন্য ব্যবহৃত সমস্ত নথিপত্র এবং সংশোধনের প্রমাণ সংরক্ষণ করুন।
• সময়সীমা মেনে চলুন: সরকারি আর্থিক প্রক্রিয়ার সময়সীমা মেনে কাজ করুন।

যে ক্ষেত্রে এই প্রক্রিয়া কাজে লাগবে:

1. সরকারি কর্মচারীর বেতন বা অন্যান্য সুবিধার ক্ষেত্রে ভুল।
2. প্রকল্প ব্যয়ের জন্য বরাদ্দের সংশোধন।
3. ভুল অ্যাকাউন্টে লেনদেন স্থানান্তর।

iBAS++ সিস্টেমটি নির্ভুল আর্থিক ব্যবস্থাপনার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তাই এই প্রক্রিয়াটি সতর্কভাবে এবং নির্ধারিত নিয়ম মেনে সম্পাদন করতে হবে। কোনক্রমেই মেজর কোন ভুল এক্ষেত্রে কোনভাবেই গ্রহণযোগ্য নয়। মেজর ভুল থাকলে সেটা সংশোধন সময়সাপেক্ষ ব্যাপার এবং এই সময় ব্যয় সাপেক্ষেই iBAS++ কর্তৃপক্ষ তাদের পরবর্তী কার্যক্রম গ্রহণ করবে।

পরিশেষে বলা যায় কারও তথ্য যদি কোনভাবে ভুল পাঠানো হয় সেক্ষেত্রে সঠিক তথ্য না পাঠানো পর্যন্ত সমস্যা কোন ভাবে সমাধান হবে না। কারও তথ্য যদি বিভিন্ন জায়গায় বিভিন্ন রকম থাকে সে সত্যি সত্যি সমস্যায় পড়বে। যেমনঃ এনআইডি, সনদ ও অন্যান্য স্থানে। সেই ক্ষেত্রে তথ্যগুলোকে একরকম হতেই হবে। সেটা যতই সময় সাপেক্ষ হোক না কেন এবং সেক্ষেত্রে এখন যে প্রেক্ষাপটে এ কথাগুলো লিখছি অথ্যাৎ এমপিওভুক্ত শিক্ষক কর্মচারীদের ইএফটি সংক্রান্ত জটিলতা। আমরা সত্যিই খুব সমস্যাই পড়ব। কারণ তথ্যগুলো সংশোধন সত্যিই অনেক সময়সাপেক্ষ ব্যাপার।